Planeje finalidade, identificação e consulta antes da captura. A imagem do documento é uma etapa do processo.
Entenda os documentos e sua finalidade
Identifique os tipos de documento, volumes, formatos e condições do acervo. Registre os motivos para digitalizar e as áreas que usarão o resultado.
Um arquivo histórico e um fluxo diário de documentos podem exigir processos diferentes. Separe essas necessidades para avaliar o escopo com clareza.
Defina como a informação será localizada
Teste os critérios com exemplos reais e autorizados. Verifique se as pessoas conseguem localizar o documento de que precisam sem depender de quem fez a captura.
- Critérios de identificação e classificação.
- Campos necessários para pesquisa e consulta.
- Responsáveis pela conferência e organização.
- Destino dos arquivos e regras de acesso.
Planeje conferência e acesso
Defina critérios de legibilidade e verificação, assim como o tratamento de páginas incompletas ou arquivos identificados incorretamente.
Inclua as condições de acesso e o destino das informações na avaliação técnica. Recursos de extração, reconhecimento ou integração precisam ser confirmados para a solução proposta.
Revise retenção e destinação dos originais
A digitalização não significa, por si, que todos os originais podem ser descartados. A destinação depende do tipo de documento, das obrigações aplicáveis e das decisões dos responsáveis.
Valide esse ponto com as áreas jurídica, administrativa e de proteção de dados antes de definir o procedimento. O projeto deve registrar as responsabilidades sobre documentos físicos e digitais.
Digitalização e gestão documental
Entenda como essa solução se relaciona às necessidades da sua empresa.
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