Compare o conjunto da operação, usando volumes e condições equivalentes. O menor preço isolado pode representar um escopo diferente.
Comece por um cenário comum
Defina o período de comparação, os pontos de impressão, a quantidade de usuários e o volume estimado. Separe uso de cor e monocromático e identifique eventuais picos.
Na compra e na locação, registre o que a empresa assume e o que fica sob responsabilidade do fornecedor. Sem essa separação, duas propostas podem parecer semelhantes e entregar condições diferentes.
Quais custos colocar na comparação?
Use uma planilha simples para reunir os itens aplicáveis ao seu cenário. Valores desconhecidos devem ficar identificados como pendentes, em vez de tratados como zero.
| Componente | O que levantar |
|---|---|
| Equipamentos | Aquisição ou mensalidade, instalação e condições de troca. |
| Suprimentos | Toner ou tinta, peças de reposição e itens não incluídos. |
| Manutenção | Escopo do atendimento, responsabilidades e custos adicionais. |
| Uso | Volumes, franquias e condições de excedentes. |
| Gestão | Tempo da equipe, acompanhamento e administração do contrato. |
Confira o que está incluído
Não presuma que toda locação inclui os mesmos serviços. Verifique suprimentos, peças, instalação, treinamento e atendimento no texto da proposta.
Também registre reajustes, prazo contratual, condições de encerramento e responsabilidades sobre os equipamentos. Esses pontos afetam a comparação ao longo do tempo.
Transforme os dados em perguntas
Depois de reunir os itens, procure as diferenças de escopo. O objetivo é entender o que cada alternativa exige da operação e quais condições precisam ser negociadas.
- Qual cenário de volume foi usado no cálculo?
- Quais itens podem gerar cobrança adicional?
- Quem administra suprimentos e chamados?
- As condições continuam adequadas se a empresa crescer?
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